Оцифрування архівних джерел – пріоритетний напрям діяльності Державного архіву Полтавської області
Інформаційний ресурс Державного архіву Полтавської області – 1 361 839 одиниць управлінської та науково-технічної документації, документів особового походження, а також документів на спеціальних носіях (кіно-, фото, фоно- та відеодокументи). Найдавніший документ датується 1692 роком. Є три унікальні документи (універсали українських гетьманів Мазепи, Розумовського, Скоропадського), внесені до Національного реєстру унікальних пам’яток історії України.
Із роками погіршується фізичний стан матеріальних носіїв інформації, тому є певні законні обмеження щодо доступу до оригіналів історичних джерел. Викликом для архіву став і той факт, що в умовах воєнного стану зріс попит на дистанційне обслуговування користувачів архівної інформації.
Вирішити ці проблеми можна було лише шляхом переведення архівної інформації на електронні носії, що дає можливість зберегти оригінали документів Національного архівного фонду та надати можливість віддаленого доступу споживачам до архівних документів.
Державний архів одним із перших в Україні розпочав масштабні роботи щодо оцифровування науково-довідкового апарату та архівних документів і є лідером у цьому напрямі роботи.
Роботи з оцифровування проводять як власними силами (архів має сучасні сканери ZEUTSCHEL та Fujitsu), так і в межах співпраці з генеалогічною корпорацією FamilySearch International (США), що дає можливість щоденно сканувати від 12 до 15 тисяч аркушів документів.
Сумарно оцифровано більше 400 тисяч одиниць зберігання, що становить 80% від кількості документів генеалогічного характеру і 40% від загальної кількості документів на паперових носіях, що перебувають на обліку в державному архіві. Більше 220 тисяч оцифрованих архівних справ генеалогічного характеру розміщені у вільному доступі на сайті генеалогічної корпорації FamilySearch International.
Наступним кроком у напрямі інформатизації архівної установи є підготовчі роботи щодо створення комплексної інформаційної системи на базі програмного продукту ARCHIUM, завдяки чому Державний архів Полтавської області долучиться до міжархівного пошукового порталу. Він дає можливість доступу користувачам у режимі 24/7 через єдине вікно до цифрових ресурсів доєднаних до порталу архівів України (таких наразі п’ять). Презентація комплексної інформаційної системи запланована на листопад 2023 року.
Державний архів Полтавської області
